[인사 실무 9] 인사팀에서 보관해야 할 서류들

 

 

 

필자가 이전에 재직했던 회사는 인사시스템(e-HR)이 잘 구축되어 있어서 인사 관련 데이터나 서류를 보관하기 굉장히 용이했다. 정기(혹은 수시) 근로감독이 나와도 시스템에서 내려받기만 하면 됐었기에, 하루정도만 준비하면 문제가 없었다. 물론 법적으로 전자문서로 유지하는 것도 문제가 되지 않았다.

 

그런데 현재 재직 중인 회사는 인사시스템이 있긴 하지만 (전회사에 비해) 잘 구축되어 있지 않다. 대부분은 엑셀이나 스프레드시트로 유지 중이고, 인사팀에서 관리해야 하는 서류들은 체계적으로 관리가 되어있지 않고 있다.

 

법적으로는 당연한 것이고, 근로감독을 대비해서라도 서류는 루틴 하게 관리되어야 하는데, 추후 근로감독이 나오거나 서류가 필요할 때 즉각적으로 확인할 수 있도록 하기 위해서 전체적으로 점검하면서 관련내용을 기록했다.

 

인사담당자 입장에서 크게 신경 쓰지 않고 넘어갈 수 있는 부분들, 그러나 정말 중요한 부분들은 아래와 같이 정리해 봤다.

 

 

 

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[목차]

1. 서류 보존 의무
2. 서류 의무보존 대상, 기산점 및 보존기간(feat. 근로감독 대비)
3. 보존 방법

4. Q&A

 

 

 

 

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1. 서류 보존 의무

 

먼저, 인사팀은 왜 근로자와 관련된 서류를 보관해야 할까?

→ 법이다. 법. 의무적으로 보관해야 한다.

 

 

근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)

 

 

근로기준법 제42조를 보면, '사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.'라고 명시되어 있다.

 

사실, 인사 업무를 하며 법적으로 의무보존해야 하는 서류뿐만 아니라, 고용노동부 근로감독을 대비하여 유지/보관하는 서류도 중요하다. 관련하여 2번에서 설명하겠다.

 

 

 

 

2. 서류 의무보존 대상, 기산점 및 보존기간(feat. 근로감독 대비)

 

사실, 인사담당자는 근로기준법에서 말하는 서류 이외에도 남녀고용평등법, 근로자퇴직급여보장법 등 관련 법에서 의무로 정하고 있는 서류를 모두 알고 있어야 하고, 보관하고 있어야 한다.

그러나, 해당 포스팅은 기본이 되는 '근로기준법'을 기준으로 대상을 나열하였으니 기타 관련 법령은 필요시 자체적으로 찾아보길 바란다.

 

 

그렇다면, 근기법에서 말하는 '중요한 서류'는 무엇일까? 이는 근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)에서 확인이 가능하다. 

 

근로기준법 시행력 제2조

 

 

 

항상 느끼는 것이지만, 국가법령정보센터는 볼 때마다 한눈에 안 들어온다(나만 그런가?). 아래에 세부적으로 정리해 보겠다.

 

 

① 근로자 명부

근로자 명부는 근로자의 이름, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사업무, 고용일 및 계약기간, 퇴직일과 사유 등 필요한 내용들을 포함하는 명부이다.

 

근로자가 신규 입사하게 되면 이력서에 기재한 내용이 그대로 옮겨진다고 이해하면 된다. 이를 좀 더 확장하여 인사기록부 형태의 직원 명단 관리를 하는 회사도 있다(필자는 전 회사에서 이력서에 기재한 내용 + 좀 더 확장한 인사기록내용을 '인사기록카드'라는 형태로 별도 관리했었다).

 

근로자 명부는 근로자 입사와 동시에 만들어져야 하고, 근로자가 퇴사한 후에도 3년간 반드시 보존해야 한다.

 

 

② 근로계약서

매우 중요한 문서이다. 근로계약서는 '계약서'다. 근로자가 입사하게 되면 작성하는 문서로 근로자의 임금, 근로시간, 휴게시간, 연차휴가, 업무, 근로장소 등 근로조건에 대한 상세한 내용이 포함되어 있다.

 

이렇듯, 근로사항에 중요한 내용들이 담겨있는 근로계약서 역시 근로계약이 종료되는 날로부터 3년간 보존해야 한다.

 

※ Tip) 근로계약서는 언제 작성해야 하나? 

 

→ 근로계약서의 작성 시기는 회사에 출근하기 전이나 출근 이후 업무를 시작하기 전 작성해야 한다. 사용자가 근로계약서를 서면으로 체결 및 교부하지 않을 경우 500만원 이하의 벌금이 부과될 수 있다. 기간제 근로자 및 단시간 근로자의 경우에는 500만원 이하의 과태료가 부과된다. 

(필자의 경우 신규입사자가 출근하기 전에 전자계약서를 발송하고, '업무 투입 전 OJT 교육 진행 시' 작성여부를 확인한다.)

 

 

③ 급여대장(임금대장)

근로자에게 지급하는 급여의 상세내용을 담은 문서다.

근로기준법 시행령 제27조

 

 

임금대장은 근로기준법 시행령 제27조에 따라 근로자 성명, 생년월일 또는 사번, 고용일, 종사업무, 지급되는 임금 및 수당 내역과 금액, 공제항목과 금액, 근로일수, 근로시간수를 기록해야 한다.

 

 

⑤ 임금의 결정, 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류

임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류는 쉽게 말해 근로계약서와 같은 서류로 볼 수 있다.

 

만약 근로계약서 이외에도 근로자와 따로 임금에 대한 협약을 맺거나 임금의 지급, 계산과 관련해 따로 생성한 문서가 있다면 이 역시 보존서류에 해당된다(연봉계약서, 임금협상 시 작성한 서류 등).

 

 

⑥ 고용, 해고, 퇴직에 관한 서류

근로자의 고용, 해고, 퇴직에 관련한 서류 역시 보관해야 한다.

 

권고사직서, 해고통지서, 퇴직증명서 혹은 근로자 사망으로 인한 퇴직처리의 경우에도 관련 서류가 있다면 이를 퇴직 관련 서류로 보고 보관해야 한다.

 

※ 퇴직급여 관련해서, 퇴직급여는 근로계약서의 작성 여부와는 관계가 없다. 고용형태를 불문하고 사업 또는 사업장에 임금을 목적으로 근로를 제공했고, 퇴직급여 지급 기준을 충족했다면 반드시 지급되어야 한다.

(퇴직급여 관련 내용은 추후 자세히 포스팅하겠다.)

 

 

⑦ 승급, 감급에 관한 서류

직원들이 재직 중에는 각종 인사평가 등을 통해 승진·발령할 수도 있고 징계절차에 따라 처벌을 받거나 감봉당하는 경우가 있을 수 있다. 이러한 내용들 역시 중요 서류로 보존되어야 한다.

 

 

⑧ 휴가에 관한 서류

근로자의 휴가 사용 관련 서류 역시 근로기준법에 따른 3년간 보존해야 하는 서류이다.​ 

 

 

 

추가로 조금만 더 들어가면,

 

'탄력적, 선택적 근로시간제 근로 시간특례 합의 등에 따른 근로자대표와의 서면 합의 서류'와 '18세 미만 연소자 고용 시 연령을 증명하는 가족관계기록사항에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서' 등도 보존해야 한다.

 

참고로, 근로기준법에 따라 위의 문서들은 근로자 퇴직일로부터 3년간 보존해야 하며 퇴직한 근로자가 본인의 근로 및 재직, 경력 관련 내용의 증명을 요청하면, 요구하는 정보가 포함된 증명서를 반드시 발급해주어야 한다.

 

 

 

※ 고용노동부에서 인사담당자 대상으로 배포하는 자가진단표(2023.ver)도 첨부하겠다. 개인적으로 근로감독을 준비할 때(+서류들을 관리할 때) 매우 유용했다.

 

근로감독관집무규정 제11조

 

 

노동관계법 준수 자가진단표(일반 기업용).pdf

0.76MB

 

 

 

 

노동관계법 준수 자가진단표(4대 기초노동질서).pdf

0.68MB

 

 

 

 

 

* 이번 포스팅은 근로감독이 주 내용은 아니다. 근로감독의 종류, 사업장 내 법령 게시의무 등은 생략하겠다.

 

 

 

 

 

그렇다면, 위 8개 서류에 대한 보존 기산점은 어떻게 될까?

아래 표를 참고하자.

 

 

 

 

 

정리를 하다 보니 아무래도 근로기준법뿐만 아니라 관계법(고평법, 산안법 등)도 정리가 필요할 것 같아 따로 작성했다. 결론적으로 회사에서(인사, 교육, 안전 등)에서 보관/관리해야 하는 서류는 아래와 같다.

 

 

 

 

 

 

3. 보존 방법

 

보존 방법은 고용노동부 회시로 대체하겠다. 인사업무를 해본 사람은 아래 회시는 수도 없이 봤을 것이다. 꼭 기억하자.

(필자는 지류, 스캔본 모두 보관하는 습관이 있다. '22년 근로감독 수검 당시 저 습관이 큰 도움이 됐었다.)

 

*질의회시집도 첨부하겠다.

 

 

질의회시집(2002.3~2003.8).hwp

0.42MB

 

 

 

 

 

"사용자에게 계약 서류를 일정 기간 보존토록 하는 것은 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생 시 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것이므로 임금대장을 전자 문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 법 위반으로 보기는 어려우나, 유지 보수에 다른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 함." _ (근기 68207-2666, 2002.8.8.)

 

 

 

4. Q&A

 

Q1. 하루만 출근하고 퇴사한 직원의 서류도 보관해야 하나?

A. 당연히 보관해야 한다.

 

근로계약을 체결한 순간 하루만 근무를 하던, 설사 당일에 퇴직 의사를 밝혔다 하더라도 관련 서류는 3년간 보관해야 한다.

 

 

Q2. 직원이 퇴직한 후 근로계약서 및 사직서 등의 폐기를 요청한다면 어떻게 해야 하나?

A. 폐기하면 안 된다. 보관해야 한다.

 

법상 의무를 다하기 위한 서류 보관은 개인정보보호법에 위반되지 않는다. 따라서 근기법에서 정하고 있는 서류는 3년간 반드시 보관해야 한다.

 

 

Q3. 근로계약을 구두로 체결하길 희망하는 직원이 있다. 어떻게 해야 하나?

A. 근로자가 계약서 작성을 거부해도 사용자는 반드시 근로계약서를 작성해야 한다(+교부해야 한다)

 

근로계약서는 추후 다툼이 있을 때 기본적으로(첫째로) 검토하는 서류이다. 꼭 작성해야 하고, 교부해야 하고, 보관해야 한다.

 

 

 

추가로, 고용노동부에서 배포한 '직원 채용 시 고려해야 할 법률적 문제들' 관련 문서를 첨부하겠다. 채용절차법 및 기타 법령에 관한 내용이니 참고 바란다.

 

 

 

직원 채용시 고려해야 할 법률적 문제들.hwp

0.04MB

 

 

 

 

 

 

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사람은 없어도, 서류는 남아있어야 한다.

(추후 문제 발생 여부와 상관없이)

 

 

 

 

 

 

 

 

* 내용상 오류에 대한 지적은 언제나 환영합니다 :)